[회사의 질문]

저희 회사는 근로기준법상 연차휴가 촉진제도를 운영하고 있습니다. 그래서 직원들에 대해서 7월 1일에 1차로 미사용 연차 일수 및 사용 시기 지정 통보서를 발송했고, 미회신자에 대해서는 2차, 3차 회신 촉구 메일까지 보냈습니다. 하지만 7월 말 현재까지도 회신이 없는 직원이 있습니다.

궁금한 점은 다음과 같습니다.

첫째, 미사용 연차 유급휴가 일수 통지서에 직원의 서명을 반드시 받아야 하는지(직원에게 알려주는 통보 양식에는 직원의 서명란이 있습니다), 아니면 2차, 3차 회신 촉구 메일 증빙만으로도 법적인 문제가 없는지 궁금합니다.

둘째, 휴가 사용계획서도 안 내고, 회신조차 하지 않는 직원들에게 일방적으로 회사가 휴가 일자를 정해 통보해도 유효한 통보로 인정받을 수 있는지요?

[노무사의 답변]

연차휴가 사용 촉진 제도는 회사가 근로자에게 연차휴가 사용을 권유하고, 그럼에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 않을 경우, 미사용 연차에 대한 금전 보상 의무를 면제받는 것입니다. 그 절차에 대해서는 근로기준법에 명시되어 있습니다. 그중에서, 특히 회사가 유념할 것은 “미사용휴가일수가 이러하니, 잔여일수에 대해 휴가계획을 제출하라”고 통보했다는 증명을 회사가 입증해야 한다는 것입니다.

질문 주신 "미사용 연차 유급휴가 일수 통지서에 본인 서명이 된 파일을 반드시 회신받아야 할까요?"와 "메일 증빙만 있어도 추후 법적인 문제가 없을까요?"라는 질문은 같은 질문입니다. 매년 7.1~7.10 사이 실시하는 회사의 휴가 사용계획서 제출 통보에 직원의 서명을 받을 필요는 전혀 없으며, 회사가 보낸 통보를 직원이 “수신하여 내용을 인지했다”는 사실을 입증할 수 있다면 그것으로 유효합니다.

과거 고용노동부 행정해석(근로개선정책과-4271, 2012.8.22. 등)들은 이메일 등 전자적 방식으로의 통보는 근로자의 수신 여부가 불분명하다는 이유로 그 효력을 인정하지 않는 경향이 있었습니다. 그러나, 2020년 고용노동부의 “개정 근로기준법 설명자료”(2020.3.30.)에 따르면, "이메일에 의한 통보는 근로자가 수신하여 내용을 알고 있다면 유효한 통보"라고 명확히 했습니다. 따라서 중요한 것은 '서명'이 아니라 '근로자가 통보를 봤다는 확인'입니다. 회사가 직원이 통보 내용을 인지했음을 회사의 전자결재 시스템상 입증할 수 있다면, 직원으로부터 별도의 회신이 없어도 유효한 통보로 인정받을 수 있습니다.

만약 인트라넷이나 이메일 시스템으로 수신 여부 확인이 어렵고, 직원이 휴가 계획서도 제출하지 않는 상황이라면, 전화 통화를 통해 직접 통보 내용을 인지했는지 확인하고 이를 녹음해 둬야 합니다.

"연차 사용 시기 지정 통보서 회신을 받지 못한 직원들한테는 회사에서 임의 날짜를 지정하여 통보해도 문제가 없는 것이 맞을까요?"라는 질문에 대한 답은 '예, 그렇습니다'입니다. 단, 회사가 지정한 사용 시기 통보를 직원이 '수신하여 내용을 인지했다'는 사실을 입증할 수 있는 자료를 확보할 필요가 있다는 것은 7월 초 통보 때와 마찬가지입니다. 그리고, 이렇게 회사가 임의로 휴가 실시 날짜를 정하면, 직원이 그 날짜를 거부할 수 있는 권리는 없습니다.