입사서류에 담긴 개인정보, 보관·파기의 범위 [기업 인사노무관리 Q&A]

[회사의 질문]

저희 회사에서는 채용을 진행하며 입사지원자로부터 다양한 서류를 받습니다. 그런데 최근 그 절차가 마무리되었는데, 불합격한 지원자들 일부가 제출한 서류들을 돌려받기를 원합니다. 지원자가 직접 방문하여 제출한 서류나 온라인으로 제출한 파일들을 어느 시점까지 보관해야 하며, 그 이후에는 어떤 방법으로 파기하는 것이 올바른지 알고 싶습니다. 또한, 추후 인력 풀로 활용하기 위해 불합격자의 개인정보를 계속 보유하고 싶은데, 이 경우에는 별도의 동의를 받아야 하는지요? 마지막으로 인사 정책 수립 등 내부적인 목적으로 퇴직한 직원들의 인사정보를 활용해도 되는지, 가능하다면 어떤 방식으로 해야 하는지도 궁금합니다.

[노무사의 답변]

「개인정보보호법」과 「채용절차의공정화에관한법률」은 개인정보의 최소 수집 및 안전한 관리를 강조하며, 불필요해진 정보는 지체 없이 파기할 것을 명시하고 있습니다.

먼저 “채용 서류의 파기 및 반환”에 대해 살펴보면,

「채용절차의공정화에관한법률」 제11조에 따라, 채용 여부가 확정된 후 지원자가 채용 서류의 반환을 요청할 경우, 사업주는 14일 이내에 반환해야 합니다. 반환 청구 기간은 합격자 발표일로부터 14일에서 180일 사이에 회사에서 정하여 운영할 수 있습니다. 만약 지원자가 반환을 요청하지 않고 이 기간이 지난 경우, 회사는 서류를 지체 없이 파기해야 합니다.

그러나, 반환 대상에서 제외되는 서류도 있습니다. 홈페이지나 전자우편으로 제출된 서류, 또는 지원자가 회사의 요구 없이 자발적으로 제출한 서류는 반환 대상이 아닙니다. 이러한 서류는 채용 절차가 종료되어 불필요해진 시점에 지체 없이 (통상 5일 이내) 파기해야 합니다.

둘째, 불합격한 지원자의 개인정보를 인력 풀 목적으로 계속 보유하려면 반드시 해당 지원자로부터 동의를 받아야 하는데, 동의는 1)개인정보 수집 및 이용 목적 (예: 인력 풀 활용) 2)보유·이용 기간 3)동의를 거부할 권리가 지원자에게 있으며, 거부 시 불이익이 발생할 수 있다는 사실 등을 알려줘야 합니다. 이런 동의는 현실적으로 많은 기업들이 채용 공고문에 “인력 풀 활용 동의”에 대한 내용을 포함시켜 해결합니다.

셋째, 퇴직 등으로 직원과의 근로관계가 종료되어 개인정보가 불필요하게 된 경우, 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기해야 합니다. 단, 예외적으로 보유할 수 있는 경우도 있는데 1)법령상 의무(예:경력증명서 발급)기간 내인 경우 2)퇴직자가 입사 시 또는 퇴사 시 법령상 의무 기간을 넘어 보관에 동의한 경우 3)회사가 “개인정보처리방침”에 명시하여 공개한 기간이 합리적인 경우에는 개인정보를 계속 보관할 수 있습니다. 한편, 인사 정책 수립과 같이 내부적인 분석을 위해 퇴직자의 정보를 활용하고 싶다면, 가명 또는 익명 처리하여 개인을 식별할 수 없도록 만든 후 인사정보를 활용해야 합니다.가령“홍길동”과 같이 개인을 식별할 수 있는 정보는 경력 관련 정보(입사일,직위 등)를 분리해서 정보를 통계 형태로 활용해야 합니다. 한편, 1),2),3)에 해당하는 퇴직직원들에 대해서는 분리 관리의 필요성이 없을 것입니다.