[이코노믹리뷰=홍석윤 기자] 많은 사람들이 팀을 이끄는 리더, 고위 관리자, 이사회 구성원, 투자자 같은 지위에 오르길 원한다. 이들은 직접 만나거나 이메일, 문자, 전화를 통해 다른 사람의 관심을 끌기를 원한다. 심지어 주말이나 휴가 중에도.
거기에 당신이 한 회사의 최고경영자(CEO)라면, 휴식, 가족과의 시간, 운동, 그리고 의사와의 약속 시간도 필요하다. 따라서 회사를 경영하는 사람들은 그들의 시간을 어떻게 사용하는지에 대해 매우 통찰력이 있어야 한다.
그 일을 가장 잘 하는 사람들은 그들의 시간을 어떻게 써야 하는지를 확실히 안다. <리더가 될 숙명을 타고난 사람들>(Destinated to Lead)의 저자이자 경영 코치인 카롤 워시신 박사는, 경영자는 회사의 다른 리더들이 해도 될 과제나 회의, 약속 등으로 시간을 낭비해서는 안 된다고 말한다.
하버드 경영대학원(Harvard Business School)의 니틴 노리아 대학원장과 동 대학원 전략경쟁력 연구소장 마이클 포터에 따르면, CEO들은 평균적으로 일 주일에 62.5시간씩 일한다.
그들은 CEO들이 시간을 어떻게 보내는지에 대해 장기간의 연구를 수행했다. 그들은 CEO들에게 3개월 동안 매일 매일 시간을 어떻게 보내는지 기록해 달라고 요청했는데, 지금까지 주로 공기업 CEO 27명들로부터 6만 시간의 데이터를 수집했다.
이 연구에서 그들은 CEO들이 주말 동안에도 거의 4시간을 일하고, 심지어 휴가 중에도 하루 2.5시간은 일하느라 보낸다는 것을 발견했다.
그러나 그들은 CEO들이 얼마나 많은 시간을 일에 쏟느냐 보다는 시간을 어떻게 사용하는지가 성공 여부를 결정한다고 말한다.
노리아 원장과 포터 교수는 하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review)에 기고한 글에서 "CEO들이 자신의 시간과 참여를 배분하는 방법은, 그들 자신의 효과 뿐만 아니라 회사 성과에도 매우 중요하다"고 말했다.
CNN이 그들의 권고를 요약 보도했다.
회의는 짧을수록 좋은 것
CEO들이 보낸 데이터에 따르면, 자신이 주재한 회의의 3분의 1은 평균 한 시간 걸렸고, 약 38%는 그보다 더 길었다고 대답했다.
노리아 원장과 포터 교수는 “회의 평균 시간을 단축하도록 재검토해야 한다. 그렇게 하면 CEO의 효율성이 크게 높아질 것이다. 우리가 조사한 바에 따르면, CEO들은 한 시간 짜리 회의를 30분에서 15분으로 줄일 수 있다고 솔직하게 고백했다."고 보고했다.
혼자 있는 시간을 가져라
CEO들은 회사의 비전을 세우고, 이를 실현하기 위한 폭넓은 전략을 마련하며, 두 가지 모두를 이해 관계자들에게 분명하게 전달해야 한다.
이를 위해서는 그것을 숙고할 충분한 시간을 가져야 한다. CEO들은 평균적으로 근무 시간의 28%를 혼자서 보냈지만, 대부분은 혼자 생각하는 시간이 한 시간 이하에 불과했다.
노리아 원장과 포터 교수는 "CEO들은 즉시 처리해야 할 일이나 받은 편지함을 보면서 시간을 낭비하지 말고, 다른 사람과의 접촉을 피해 혼자만의 시간을 어느 정도 가져야 할 필요가 있다"고 권고했다.
더 많이 위임하라
CEO들이 일상적인 일에 너무 관여하는 것은, 가장 필요한 곳에 써야할 시간을 빼앗을 수 있다.
예를 들어, 사소한 서류 결재는 CEO들로 하여금 회사 내부 운영에만 너무 빠져들어 먼 비전을 보지 못하게 만들 수도 있다고 말한다.
노리아 원장과 포터 교수는 "우리는 CEO들이 이전에 맡았던 COO나 회사 대표이사 역할을 과감히 포기하지 못하는 경우를 많이 보아왔다. 그들은 대부분의 서류 검토는 간부진이 1차적 책임을 질 수 있으며, CEO는 정기적으로 보고만 받도록 해야 된다는 사실을 잊고 있다.”고 지적했다.
메일 사용을 줄여라
조사에 참여한 CEO들은 직접 사람을 만나는데 근무 시간의 61%를, 이메일 등을 쓰거나 보는데 24%를 쓴다고 보고했다.
이메일은 효율적인 의사소통 방법이긴 하지만, 지나치면 시간 낭비가 될 수도 있다.
노리아 원장과 포터 교수는 "CEO들은 이메일의 대부분이 자신들이 직접 개입할 필요가 없는 문제들을 다루고 있고, 회사 내부 운영이라는 잡초 속으로 끌어들일 수 있다는 점을 인식해야 한다."고 지적했다.
CEO가 그런 이메일들을 모두 보기 전에, 다른 임원들로 하여금 이메일들을 먼저 필터링하게 하거나 권한을 위임하면 경영에 많은 도움이 된다.
게다가 CEO가 너무 많은 이메일을 보내는 것은 역효과를 낳을 수 있다. CEO로부터 오는 이메일은 불필요한 상의하달식 의사소통이 될 수 있고, 특히 CEO가 밤 늦은 시간, 주말이나 휴일에 이메일을 보내는 경우, 그것이 당연한 것처럼 잘못된 관행으로 여겨질 수도 있다.
매분 단위로 일정을 짜지 마라.
CEO들은 평균적으로 시간의 약 4분의 1이 미리 계획되지 않은 즉흥적인 교류(spontaneous interactions)로 소비되고 있다고 말했다.
즉흥적 교류는 매우 중요하다. 따라서 CEO를 포함한 고위 임원들은 언제나 적절한 대화나 회의, 또는 예상치 못한 사안에 대해 이야기를 할 준비가 되어 있어야 한다. 실제로 CEO들은 이런 일로 시간의 약 36%를 사용하고 있다.
노리아 원장과 포터 교수는 "CEO의 일정이 항상 예약되어 있거나 비서 등 보좌진들이 많은 사람들을 만나는 것을 막는 경우, 그런 리더들은 무례하고, 자기 중심적이고, 접촉하기 어려운 사람으로 비춰질 위험이 있다"고 지적했다.
직원들과 늘 접촉하라
CEO들은 근무 시간의 약 14%를 하급 관리자와 보냈고 일반 직원들과도 6%의 시간을 할애했다. 그 정도면 시간을 제대로 쓴 것이다.
노리아 원장과 포터 교수는 "CEO는 항상 접근 가능해야 하고, 모든 계층의 직원들과 의미 있는 관계를 맺을 수 있는 방법을 찾아야 한다. 이것은 CEO들이 회사에서 실제로 벌어지고 있는 일에 대해 항상 연결되어 있도록 해 줄 뿐 아니라, 그들이 회사 내 전반에 걸쳐 조직적 가치의 모범을 보이고 허심탄회한 의사소통을 하는 데 에도 도움이 된다."고 말한다.
그것은 또 CEO들이 회사 직원들의 경험을 더 잘 이해하는 데에도 큰 도움이 된다.
회사내 여러 단계의 직원들과의 관계 설정은 CEO의 적법성과 신뢰감을 형성해주며, 이것은 직원들에게 동기를 부여하고 그들의 지지를 얻기 위해 필수적인 것이다.
자신의 삶을 위한 시간을 가져라
조사에 참여한 CEO들은 (전임자든 누구에게든) 휴식을 취하고 건강을 유지해야 한다는 지침을 받은 것 같았다. 그들은 하루 평균 7시간 정도의 수면을 취했으며, 일하지 않는 시간의 약 9%(또는 45분)는 운동에 할애했다.
그리고 일하지 않으면서 깨어 있는 시간이 25%(하루에 6시간)였고, 이 시간의 절반은 가족과 함께 보냈다.
노리아 원장과 포터 교수는 "업무 시간의 강도를 유지하기 위해 CEO들은 엘리트 운동 선수들이 하는 것처럼 훈련해야 한다. 즉 건강, 체력, 휴식을 위한 시간을 특별히 할해해야 한다."고 권고했다.