<일이 편해지는 TO DO LIST 250> 호리 마사타케 지음, 황세정 옮김, 꼼지락 펴냄.

원래 제목이 ‘라이프핵 대전(大全)’이다. 지난 2004년 저널리스트 대니 오브라이언은 일부 프로그래머들이 ‘간단한 습관’을 통해 일상의 지름길을 만들어 냄으로써 업무처리 속도를 남보다 수십 배 높인 사실을 발견했다. 이에 생활의 일부분을 더 쉽고 효율적으로 만드는 도구나 기술을 ‘라이프핵(life hack)’이라고 개념화했다. 책에는 라이프핵 250개가 망라되어 있다. 모두 유용한 디지털 시대의 생존기술이다.

▲시간 관리=집중이 잘되는 아침에 이메일부터 확인하지 않는다. 이메일은 대부분 ‘요청사항’이다. 읽게 되면 사안의 중요도와 무관하게 곧바로 대응해야 한다는 압박감에 휩싸이게 된다. 작업시간을 계산할 때는 시행착오를 감안하여 2배로 잡는다. 행동경제학자 대니얼 카너먼과 아모스 트버스키에 따르면, 사람들은 어떤 일을 끝내는 데 걸리는 시간을 실제보다 과소평가하는 경향이 있다. 이를 ‘계획오류(Planning Fallacy)’라고 한다.

일정은 1시간이 아니라 30분 단위로 정한다. 이메일 작성 시간은 1분 이내로 한다. 통화 시간은 3분을 넘지 않는다. 완벽하지 않아도 좋으니 서류는 반으로 줄인다. 모든 일정을 클라우드에 정리한다. 잔업은 언제나 비효율적이니 피한다.

업무시작 첫 30분 동안 가장 하기 싫은 일을 처리한다. 자기계발 전문가 브라이언 트레이시는 저서 <개구리를 먹어라!>에서 ‘당신의 작업이 개구리를 먹는 일이라면 아침에 가장 먼저 그 일을 해치워라. 그러면 그 하루 동안은 그보다는 더 끔찍한 일이 일어나지 않을 것이다.’라고 조언한다.

일을 미루고 싶은 충동이 들 때는, ‘일 미루기 일지’를 작성한다. 글로 표현해보면 미루려는 심리적 이유가 대부분 불필요하다는 사실을 깨닫게 된다. 일을 미루는 이유 가운데 하나는 ‘얼마만큼의 시간과 노력이 필요한 지 모르겠다’는 것이다. 이럴 경우 일단 5분만 도전해보라. 5분이면 작업을 어떤 순서로 진행해야 하는지 대략적인 전체 윤곽이 보일 것이다.

▲업무 관리=초반에 엄청난 기세로 일하는 것을 로켓 스타트(Rocket Start)라고 부른다. 프로젝트가 클수록 초반에 많은 시간을 투입하여 로켓 스타트로 일해야 작업을 단숨에 진행시킬 수 있다. 초반 20%의 시간에 80%를 완성하겠다는 마인드로 추진해야 일정이 밀리지 않는다.

작업을 할 때는 사전에 ‘쇼스토퍼(Show Stopper)’를 예상해둬야 한다. 쇼스토퍼는 쇼를 중단시킬 만큼 치명적인 해프닝이란 의미이다. 출시 직전에 발견되는 중대한 버그, 해외 출장길에 중요한 PT용 노트북이나 전원 어댑터를 깜박하는 사태 등이 해당된다. 쇼스토퍼를 예상하게 되면 그 상황을 해결할 수 있는 최소한의 조건이 무엇일지도 알 수 있다.

▲집중력·스트레스 대책=작업에 집중도를 높이려면 1시간 동안 48분은 집중하고 12분은 휴식을 취한다. 48분 동안은 전화도 받지 않고 그 어떤 방해도 받지 않는다. 작업은 ‘한 번에 한 가지씩’ 한다. 미국 심리학회 연구에 의하면, 두 가지 작업을 동시에 하는 경우, 한 가지 일을 끝내고 다음 일을 하는 경우에 비해 손실발생이 약 40%나 된다.