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[주총 읽어주는 남자③] 주주총회는 소집절차로부터 시작된다
   

우리 상법은 주주총회를 주식회사의 운영에 있어서 기본적인 사항에 관하여 회사의 의사를 결정하는 ‘필요상설’기관으로 보고 있다. 즉, 주식회사를 설립·유지하기 위하여 주주총회는 반드시(필요성), 그리고 항상 설치되어 있어야 한다는 것이다(상설성). 그러나 주주총회가 상설되어야 한다는 것이 1년 365일 내내 상시적으로 운영되어야 한다는 의미는 아니다. 상법에 따르더라도 주주총회는 ‘정기총회’라는 이름으로 원칙적으로 매년 1회 일정한 시기에 소집하면 되고(제365조 제1항), 필요한 경우 수시로 ‘임시총회’를 여는 것으로 족하기 때문이다(제365조 제3항). 그러다 보니 주식회사로서는 말 그대로 주주총회를 ‘절차에 맞게’ 제대로 소집하는 것 자체가 쉽지 않은 일이다. 주주총회에 참석하는 주주의 입장에서야 주식회사가 미리 만들어 놓은 ‘시나리오’대로 움직이면 되기에 큰 부담이 아니지만, 주총 소집절차에서 차질이 빚어지는 것은 ‘주식회사가 본의 아니게 주주의 권리를 제한하는 것’으로서 주총결의취소·부존재 소송의 사유도 되는 만큼 주식회사로서는 사전에 충분한 시간을 갖고 신중을 기할 수밖에 없는 것이다. 주주총회, 그 중에서도 상법상 주식회사가 반드시 매년 개최해야만 하는 정기총회가 모든 주식회사 인사·총무 부서에 1년 중 가장 큰 행사로 손꼽히는 이유도 바로 이 때문이다.

그럼 주식회사의 입장에서 올해 기준으로 2019년 3월 25일에 정기총회를 개최한다고 가정해 보자. 주식회사는 먼저 주총 소집 통지를 받을 ‘주주’부터 확정해야 하는데, 이 때의 ‘주주’는 주총에 참석해 주주권을 행사할 수 있는 주주인 ‘권리주주’로서 주주명부 상의 주주를 의미한다(참조 ☞[주총 읽어주는 남자①] 다가온 주총 시즌, 아는 만큼 보인다). 다만, ‘권리주주’를 확정하기 위해 기준일을 설정하거나 주주명부 폐쇄를 결의할 수 있는 것은 이사회이고, 이사회 결의 후 최소 2주 동안 기준일 또는 명부폐쇄 결정을 공고하여야 하므로(제354조 제4항), 순수하게 이 절차만 밟는데 만도 이사회 결의일 포함 16일 가량이 소요된다. 따라서 이후의 절차까지 고려한다면, 주식회사는 정기총회일인 2019년 3월 25일 기준 ‘권리주주’를 확정하는 절차를 넉넉히 2월 중에는 마무리 지었어야 한다.

이후 3월부터는 본격적인 주총 소집절차를 밟아야 한다. 상법상 주총은 예외적으로는 발행주식총수의 100분의 3 이상에 해당하는 주식을 가진 소수주주(제366조 제2항) 또는 감사(제412조의 3)가 이사회를 통해서 또는 법원의 허가를 받아 소집하거나, 법원 명령(제467조 제3항)에 의해 소집될 수도 있지만, 원칙적으로는 이사회(제362조)가 이사회 의결을 통해 소집하고 대표이사가 현실적으로 집행한다(제389조 제3항, 제209조), 이 때 이사회는 이사회 회의 날짜를 정해 그 1주 전에 각 이사 및 감사에 대하여 통지를 발송해야 하고(제390조 제3항 본문), 이사회가 열리는 당일에는 주주총회의 일시, 장소, 회의의 목적사항 등을 의결해야 하므로 이 과정에서 1주일 이상의 시간이 소요된다. 만약 회사가 2월 28일 일괄적으로 이사 및 감사에 대하여 이사회 소집 통지를 발송하고 3월 8일 이사회를 열어 3월 25일 주총 소집을 하기로 결의하였다고 하면, 회사는 결의가 이루어진 직후부터 최소한 2주간의 여유를 두고 주주들에게 의결한 바대로 주총의 일시, 장소, 회의의 목적사항을 명시하여 서면으로 소집통지를 하거나 각 주주의 동의를 얻어 전자문서로 소집통지를 발송하여야 한다(제363조). 이 과정에서 회사가 통지기간을 준수하지 아니하였거나 아예 통지하지 않은 경우, 혹은 통지의 내용에 회의의 목적사항이 기재되지 않는 경우 등은 주총 소집절차 상의 하자에 해당하고, 이는 주총결의취소·부존재 소송 사유가 될 수 있다는 것은 앞서 언급한 바와 같다. 그러나 이 때에도 주주 전원이 동의할 경우, 1인 주주로 운영되는 1인 회사로서 유일한 주주가 동의할 경우에는 주총 소집절차 상의 하자는 치유되는 것으로 본다. 상법상 주총 소집절차를 엄격하게 규정하고 있는 것은 주총에서의 주주권을 강력히 보호하기 위함인데, 주주 스스로 주총 소집절차 상 하자를 문제 삼지 않는 경우까지 법이 이를 보호해 줄 필요는 없기 때문이다.

다음 편에서는 주주총회 당일 주주총회가 어떻게 진행되는지에 관해 구체적으로 살펴보기로 한다.

조태진 법조전문기자/변호사  |  expert@econovill.com  |  승인 2019.03.13  10:00:29
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