다른 직원들이 하계휴가에 대해 즐거운 계획을 세우는 7월 초에 김 대리의 마음은 무겁다. 김 대리는 제조회사의 인사담당자이다. 연차휴가를 1월 1일부터 12월 31일까지 사용하는 김 대리의 회사에서는 매년 이맘때쯤 수백 명의 사무관리직을 대상으로 연차휴가 사용 촉진을 시행한다. 개인별로 연차휴가 사용 현황을 파악하고 하계휴가를 포함하여 연차휴가 사용 계획서를 수령하는 일은 보통 일이 아니다. 뿐만 아니라 연차휴가 사용 촉진 시기에 직원들로부터 연차휴가와 관련된 직원들의 불만과 질문사항도 쏟아진다. 

연차휴가 사용 촉진 시 연차휴가 수당 지급 의무는

법적으로 ‘연차휴가 사용 촉진’이란 회사에서 연차휴가 사용 촉진을 하면 미사용 휴가에 대해 연차휴가 수당을 지급하지 않아도 되는 제도를 말한다. 회사에서는 (1) 연차휴가 만료일 6개월 전부터 10일 이내 근로자 개인별로 미사용한 휴가일수를 알려주고 연차휴가 사용 계획서를 회사에 제출하도록 해야 하며, (2) 통보서를 받고 10일 이내에 연차휴가 사용 계획서를 제출하지 않으면 연차휴가 만료 1개월까지 회사에서 휴가 사용 시기를 정해서 개인별로 통보해야 한다. 만약 연차휴가를 매년 1월 1일부터 12월 31일까지 사용하는 회사라면 연차휴가 사용 만료일(12월 31일)로부터 6개월 전인 7월 1일부터 10일 사이에 회사는 근로자 개인별로 서면으로 휴가 계획서 제출을 촉구해야 한다. 만약 근로자가 휴가 계획서를 제출하지 않으면 늦어도 10월 31일까지는 개인별로 미사용한 휴가일수를 알려줘야 한다. 연차휴가 사용 촉진은 법적으로 연차휴가 수당을 지급하지 않을 수 있는 요건을 정한 것이므로, 이 요건 중 사용 촉진 시기나 사용 촉진 방법(개인별로 미사용 휴가일수 및 사용 계획서를 서면으로 촉구)이 법적 요건을 충족하지 않으면 연차휴가 수당을 면제받지 못한다.

 

연차휴가 사용 촉진 방법으로 잘못된 것들은

일부 회사에서는 법적인 연차휴가 사용 촉진과 다른 방법으로 사용 촉진을 한 후 연차휴가 수당을 지급하지 않는 경우가 있다. 그중 한 가지가 매월 연차휴가를 사용하지 않아도 연차휴가 수당을 지급하지 않겠다는 공고를 통해 연차휴가 사용을 독려하는 경우이다. 회사에서 이러한 방법으로 연차휴가 사용을 적극적으로 권장하는 경우에도 법적인 연차휴가 사용 촉진 요건을 충족하지 못하므로 연차휴가 수당을 지급해야 한다. 연차휴가 사용 촉진은 근로자 본인의 미사용 휴가일수를 확인하고 휴가 계획을 수립할 수 있도록 개인별로 통보를 해야 한다. 회사 게시판 등에 홍길동 20개, 홍길순 15개 등과 같이 전체 근로자의 미사용 휴가일수를 알려주고 휴가사용계획서를 제출하도록 하는 경우가 대표적이다.

전체 근로자 공고는 일부 근로자가 공지사항을 확인하지 못할 수도 있어 적법한 방법이 아니다. 연차휴가 사용 촉진은 근로자 개인별로 서면으로 해야 근로자 개인별 미사용한 휴가일수를 정확하게 확인할 수 있다. 최근에는 사업장이 분산되어 있거나 회사 내부 인트라넷 발달하여 연차휴가 사용 촉진을 회사 인트라넷인 이메일을 통해 하는 경우가 있다. 만약 평소 회사에서 전자결재나 이메일을 통해 주요 공지사항을 전달하고, 휴가 등이 인트라넷으로 결재가 이뤄지며 개인별 수신 여부를 확인하여 정확한 연차휴가 사용 촉진이 이뤄진다면 가능하다. 그러나 이메일이나 내부 인트라넷 활용이 일반화되어 있지 않아 일부 근로자들의 메일 수신이 불확실하다면 적법한 사용 촉진 방법에 해당하지 않는다. 사용 촉진 기간 중 개인별로 휴가 계획서를 받고 기간 내(10일 이내)에 제출하지 않으면 회사에서 개인별 연차휴가 일자를 지정하여 통보하는데, 개인별 수신 여부가 불분명하고 실제 근로자 개인이 수신하지 못하여 연차휴가를 사용하지 못했다고 주장하면 적법한 사용 촉진으로 볼 수 없다.

 

연차휴가 사용촉진 기간 중 출근하는 경우에도 연차휴가수당 지급 의무가 면제되는가?

연차휴가 사용 촉진제도는 법에서 정한 요건에 따라 회사에서 연차휴가를 사용 촉진하는 경우 연차휴가 수당지급을 면제하는 제도이다. 따라서 연차휴가 기간 중 개인적으로 업무를 처리하기 위해 회사에 출근하는 경우에도 연차휴가를 사용한 것으로 간주한다. 그러나 여기에는 ‘개인적으로 회사에 출근하는 경우’를 말한다.

만약 회사에서 연차휴가 사용 촉진 기간 중 공식적으로 출장 명령을 내리거나 생산직 근로자들이나 서비스직 근로자를 근무계획표(근무스케줄)에 포함했다면, 실제로 근로자는 회사의 지시에 의해 연차휴가를 사용하지 못한 것이 된다. 이러한 이유에서 대다수 회사에서는 출퇴근 관리가 명확하게 이뤄지는 생산직이나 서비스직에는 사용 촉진을 하지 않고 사무관리직 근로자들만을 대상으로 연차휴가 사용 촉진을 하고 있다.